Regulamin konferencji

§ 1 Definicje

1. Ilekroć w regulaminie zostały użyte poniższe słowa należy przez nie rozumieć:

   • Regulamin: niniejszy dokument,

   • Organizator: Conferences of Knowledge,

   • Uczestnik: uczestnik czynny, czyli osoba, która dokonała rejestracji na Konferencję poprzez wysłanie formularza wskazanego przez Organizatora i która spełniła wymagania określone w § 2. Uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia referatu w języku polskim bądź angielskim oraz w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w Konferencji wysyłany drogą mailową. Certyfikat otrzymają tylko osoby, które rzeczywiście dokonały przedstawienia referatu.

2. Postanowienia Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników. Poprzez rejestrację na Konferencję uczestnik akceptuje postanowienia niniejszego Regulaminu.

§ 2 Wzięcie udziału w Konferencji

1. Uczestnictwo w Ogólnopolskich Interdyscyplinarnych Konferencjach Naukowych jest dobrowolne.

2. Istnieje tylko i wyłącznie, możliwość czynnego uczestnictwa w Konferencji.

3. Uczestnictwo w Ogólnopolskich Interdyscyplinarnych Konferencjach Naukowych jest uzależnione spełnieniem przez Uczestnika następujących wymagań:

   • uzupełnienie formularza on-line wskazanego przez Organizatora, w tym przesłanie abstraktu wystąpienia, liczącego nie więcej niż 250 wyrazów,

   • potwierdzenie wybrania abstraktu przez Organizatora wysyłane mailem. Wybrane zostaną abstrakty, które najbardziej wpisują się w tematykę organizowanej Konferencji. A zatem organizator ma prawo nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.

   • uiszczenie opłaty konferencyjnej w terminie do 5 dni od dnia wysłania mailem informacji o zakwalifikowaniu uczestnika do udziału w Konferencji, na konto bankowe wskazane przez Organizatora w mailu potwierdzającym zakwalifikowanie uczestnika. Wysokość opłaty konferencyjnej za udział w jednej Konferencji i wygłoszenie jednego referatu wynosi 129PLN.

   • Uczestnik po uiszczeniu opłaty zobowiązany jest przesłać na maila, z którego otrzymał potwierdzenie uczestnictwa, potwierdzenie dokonania przelewu opłaty konferencyjnej,

   • nieuiszczenie przez Uczestnika we wskazanym terminie opłaty konferencyjnej skutkuje automatycznym skreśleniem Uczestnika z listy uczestników, o czym zostanie poinformowany drogą mailową.

   • po dopełnieniu wszystkich formalności Uczestnik zostanie o tym poinformowany mailowo wraz z przesłaniem harmonogramu Konferencji oraz sposobem dostępu do Konferencji on-line.

4. Jeśli Uczestnik zrezygnuje z udziału w Konferencji, opłata konferencyjna nie podlega zwrotowi.

5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych. W takich okolicznościach wszystkie uiszczone opłaty Konferencyjne zostaną zwrócone przez Organizatora Uczestnikowi w całości.

6. Uczestnik może przedstawić referat w języku polskim lub języku angielskim (wyboru dokonuje Uczestnik podczas rejestracji).

§ 3 Konferencja

1. Konferencje odbywają się w terminach określonych w poszczególnych wydarzeniach. Na chwilę obecną w formule on-line przy wykorzystaniu platformy MS Teams.

2. Uczestnik obowiązany jest do posiadania aplikacji niezbędnej do udziału w konferencji realizowanej przez Organizatora. Uczestnik zapewnia, że adres mailowy podany w formularzu zgłoszeniowym, już w chwili rejestracji jest zintegrowany z aplikacją za pomocą, której Organizator przeprowadza Konferencję. Organizator jest uprawniony do nieuwzględnienia zmiany adresu mailowego dokonanego przez Uczestnika w późniejszym terminie.

3. Udział w Konferencji mogą wziąć w szczególności studenci, doktoranci, przedstawiciele kół naukowych oraz osoby fizyczne zainteresowane tematyką Konferencji.

4. Organizator ma prawo zmienić plan zawarty w harmonogramie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym także do zmiany kolejności wystąpień i zmian rozkładu czasowego.

5. Harmonogram Konferencji obejmuje: prelekcje oraz debatę.

6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za dobra materialne uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas trwania Konferencji.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody oraz ewentualne wypadki, do których mogłoby dojść podczas Konferencji.

8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Konferencją.

9. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji.

10. Uczestnicy odpowiadają za informacje przez siebie zamieszczone w formularzu zgłoszeniowym.

§ 4 Wizerunek

1. Przebieg Konferencji może być filmowany oraz fotografowany przez Organizatora oraz inne podmioty za zgodą Organizatora.

2. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do nie utrwalania przebiegu Konferencji poprzez jej nagrywanie oraz rozpowszechnianie materiałów bez uprzedniej zgody Organizatora.

3. Udział w Konferencji jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz wyrażaniem zgody na komercyjne wykorzystanie przez Organizatora.

4. Wyrażona zgoda nie jest ograniczona czasowo oraz obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności w Internecie, na plakatach i ulotkach. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku.

5. Wizerunek utrwalony w postaci materiału fotograficznego lub wideo może zostać opublikowany w charakterze filmu lub fotorelacji w Internecie – na stronie internetowej Organizatora oraz na kanale Organizatora w serwisie YouTube, na fan page’u Organizatora w serwisie Facebook, oraz na profilach Organizatora na Twitterze i Instagramie.

6. Dane utrwalone w postaci materiału wideo oraz fotograficznego, który zostanie opublikowany, będą przetwarzane przez okres pięciu lat.

§ 5 Ochrona danych osobowych

1. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Natomiast na podstawie art. 13 tegoż Rozporządzenia, Conferences of Knowledge informuje, że:

   • Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Conferences of Knowledge, Grójecka 81/87, 02-094 Warszawa, Polska, e-mail: conferencesofknowledge@gmail.com, tel. +48728843018;

   • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji Ogólnopolskiej Interdyscyplinarnej Konferencji Naukowej, na którą się Pani/Pan zgłosili oraz sytuacji z nią związanych jak wygłoszenia referatu, skonstruowania Harmonogramu i przesłania go uczestnikom, a także w celu informacyjnym dotyczącym organizacji kolejnych Ogólnopolskich Konferencji organizowanych przez Organizatora;

   • Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych, wyrażona przez Uczestnika poprzez rejestrację na Konferencję;

   • Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane;

   • Dane nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa. Zatem dane mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

   • Dane przechowywane będą przez okres pięciu lat od dnia rejestracji zgodnie z przepisami prawa ochrony danych osobowych.

   • Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, skargi do Prezesa UODO, przeniesienia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, poprzez kontakt mailowy: conferencesofknowledge@gmail.com oraz adresy mailowe do konferencji;

§ 6 Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.

2. Wszelkie kwestie sporne dotyczące organizacji zapisów rozstrzyga Organizator Konferencji.

3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

4. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem umieszczenia go na stronie internetowej Konferencji.